MENU
  1. ホーム
  2. 未分類

未分類

こんにちは、日夜、言う事を聞かないAIに悪戦苦闘するAIおっさんこと、AI先生2.0です。

「AIで業務効率化したいけど、何から始めればいいか分からない」
「自分の仕事のどれがAI化できるのか判断できない」

そんな悩みを抱えていませんか?

この記事では、あなたの業務を書き出すだけで、AIが自動で、AIのソフト化すべき「優先順位」と「AI業務ソフトの作成手順」まで教えてくれる方法を完全解説します。

税理士、社労士、行政書士、コンサルタントなど、士業・専門職の方々に特に効果的な内容ですが、どんな職種の方でも今日から実践できます。

目次

この記事で得られる3つの成果

✅ あなたの業務のうち「どれをAI化すべきか」が明確になる
✅ AI業務ソフト化の優先順位と具体的な手順が分かる
✅ 事例で、実際にメール返信を自動化する方法まで習得できる

所要時間はわずか15分。それでは始めましょう。

【最初に】テンプレートを手元に用意してください

この記事はAI業務棚卸しテンプレートを使いながら読み進める実践型の内容です。

テンプレートを開いた状態で読むことで、記事を読み終える頃にはあなた専用のAI化ロードマップが完成します。

📥 無料テンプレートはこちら（Googleスプレッドシート）
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1j-Q2Q0CILGiiYOlGIAANvPY2GSOq9fAZE58Fo2KcGek/edit?usp=sharing

※リンクをクリック→「ファイル」→「コピーを作成」で自分用のテンプレートが作れます

準備ができたら、次のステップへ進みましょう。

STEP1：テンプレートの見方と記入のコツ

ダウンロードしたテンプレートには、以下の8つの項目があります。

業務名

  • 内容
  • 所要時間
  • 頻度
  • 使用ツール
  • 苦手度
  • 困っていること
  • 自動化可否（空欄でOK）否 空欄でOK（AIが判断） –

📌 記入のポイント

特に重要なのは「業務名」と「内容」の2つです。

この2つさえしっかり書けば、AIがAI業務ソフト化すべき優先順位を、自動で判断してくれます。完璧に書こうとせず、まずは思いつく仕事を3〜5個Googleスプレッドシートに書き出してみましょう。

実例：メール返信業務の場合

今回は、多くの方が「時間がかかる」「面倒」と感じているメール返信を例に進めます。

  • 業務名：メール返信
  • 内容：問い合わせに返信（お礼 → 資料案内 → 締め）
  • 所要時間：10分
  • 頻度：毎日
  • 使用ツール：Gmail
  • 苦手度：★★★☆☆
  • 困っていること：毎回文章を考えるのが面倒で時間がかかる
  • 自動化可否：（空欄）

このように記入できたら、次のステップに進みます。

STEP2：AIに診断させる（コピペだけで完了）

ここからがこのメソッドの革新的な部分です。

テンプレートに書いた内容をChatGPTにコピペするだけで、AIが以下の6つを自動判断します。

AIが自動で判断する6つのポイント

判断項目 内容
① AI改善レベル ◎完全自動化/〇半自動化/△補助のみ
② 優先度 S最優先/A重要/B検討
③ 自動化の方式 完全自動/半自動/AI補助の区別
④ 時短インパクト どれだけ時間を削減できるか
⑤ ツール相性 使用ツールとAIの組み合わせ評価
⑥ 実行ロードマップ 具体的な手順と優先順序

あなたがやることは**「書いて、コピペする」だけ**です。

AI診断の実践方法（再現性100%の手順）

初心者の方でも絶対に迷わないよう、1つのメッセージだけで完結する方式にしています。

手順① テンプレ内容をコピーして以下の文章を作る

業務名：メール返信
内容：問い合わせに対して、お礼→資料案内→締めの流れで返信している。

この仕事について、
AI改善レベル（◎/〇/△）、優先度（S/A/B）、
診断理由、推奨されるAI化手順、最初の一歩を教えてください。

入力は業務名と内容の2つだけにしています。
その他の項目はAI側で推論して診断してください。

手順② ChatGPTに貼り付けて送信

これだけです。他の操作は一切不要。

この1メッセージで、診断結果・理由・優先度・具体的なAI化手順がすべて返ってきます。

📌自分の仕事がAI業務ソフト化できるか？など是非とも試してください。

AI診断結果の正しい読み方（完全解説）

実際にAIから返ってくる診断結果を、初心者の方でも100%理解できるよう詳しく解説します。

🎯 診断結果の実例

診断するとこのような診断結果が出てきます。なかなかの優れものです。

【診断結果】
① AI改善レベル：◎（完全自動化レベル）
② 優先度：S（最優先）
③ 診断理由：
  ・文章構造が定型的（お礼→回答→締め）
  ・判断が不要で、ルール化が可能
  ・頻度が高く、時短効果が極めて大きい
  ・Gmailとの相性が抜群
  
④ 推奨AI化手順：
  ステップ1：ChatGPTでテンプレート3種類を生成
  ステップ2：業務に合わせてカスタマイズ
  ステップ3：Gmailに定型文として保存
  ステップ4：フィルタで自動返信設定（安全な相手限定）
  
⑤ 期待される効果：
  現状：10分×毎日 = 月間約50時間
  改善後：ほぼ0分（または数十秒の確認のみ）
  削減時間：月間約40〜50時間

📖 各項目の意味を詳しく解説

「◎ 完全自動化レベル」とは？

ほぼ全部AIに任せられる仕事という評価です。メール返信は以下の特徴があるため、最もAI向きです。

  • 文章の型が決まっている
  • 人間の複雑な判断が不要
  • 情報がルール化しやすい

「S 最優先」とは？

今すぐAI化すべき仕事という意味です。判断基準は3つ。

  1. 頻度が高い（毎日発生する）
  2. 時間の積み上げが大きい（月換算で膨大な時間損失）
  3. ストレス源になりやすい（精神的負担が大きい）

この3条件を満たす仕事は、AI化の効果が最も高くなります。

診断理由の深掘り

AIは以下の観点から総合的に判断しています。

  • 作業の定型性（毎回同じパターンか）
  • 文章生成の難易度（AIで品質を保てるか）
  • ツールとの相性（自動化の実装難易度）
  • 時短インパクト（どれだけ効果があるか）
  • リスクレベル（ミスした時の影響度）

期待効果の計算根拠

現状：10分/回 × 5回/日 × 20営業日 = 月間約16.6時間
改善後：1分/回（確認のみ） = 月間約1.6時間
削減効果：月間約15時間（年間180時間）

この時間で何ができるか？ → 新規顧客との面談20件分 → 戦略立案や企画業務に集中 → プライベート時間の確保

【実践編】メール返信を実際にAI化する手順

ここからは、安全に・確実に・お客様に失礼なくメール返信をAI化する、プロフェッショナルレベルの実装手順を解説します。

世の中の9割の解説は「雑で危険」ですが、この手順なら士業・企業向けの品質基準を満たせます。

STEP 1：ChatGPTでテンプレートを3種類生成する

まず、実務で使える返信テンプレートを3種類作成します。

なぜ3種類かというと、1種類だけでは以下の問題が起こるからです。

  • 業種や相手に合わない文体になる
  • 硬すぎる/柔らかすぎるトーンになる
  • 自分のスタイルに合わない

3種類の候補から選ぶことで、再現性が劇的に向上します。

ChatGPTへの指示文（このままコピペしてOK）

問い合わせ返信のテンプレートを3種類作成してください。

【条件】
・お礼 → 回答（または資料案内） → 締め の流れ
・失礼のない丁寧な文章
・士業やコンサル業でも使える落ち着いた表現
・相手の質問が曖昧でも使える汎用型
・それぞれトーンを変えて3パターン作成

📌 実際にChatGPTが生成した3種類の例を見る

生成されるテンプレート例

【パターン①】最も汎用的で丁寧な型

〇〇様

お問い合わせいただきありがとうございます。

ご質問いただいた件につきまして、
資料を添付しておりますのでご確認ください。

ご不明点がございましたら、
お気軽にご連絡ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

[署名]

【パターン②】士業・専門家向けの落ち着いた型

〇〇様

お問い合わせをありがとうございます。

ご照会の件につきまして、
必要資料をお送りいたします。
内容をご確認のうえ、
不明点があればお知らせください。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

[署名]

【パターン③】コンサル向けの柔らかい提案型

〇〇様

お問い合わせいただき、ありがとうございます。

ご質問の内容について、関連資料をご案内いたします。

より詳細なご説明が必要でしたら、
短時間のオンラインでの補足説明も可能ですので、
お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

[署名]

ChatGPTが3種類を自動生成してくれるので、あなたは**「選んで微調整するだけ」**です。

STEP 2：テンプレートを業務用にカスタマイズする

⚠️ ここが最重要：そのまま使うのは危険です。

以下の項目を必ずチェックして、あなたの業務に合わせて調整してください。

調整チェックリスト（文章作成したら下記の条件をChatGPTで加筆修正の上確認してください。

  • [ ] あなたの名前・屋号・署名を追加
  • [ ] 案内する資料名を具体的に記載
  • [ ] 返信を遅らせてはいけない重要顧客がいないか確認
  • [ ] 法的に誤解を与える表現がないかチェック
  • [ ] 業界に合わない不自然な言い回しを修正
  • [ ] 受付時間や対応可能日を明記（必要に応じて）

調整例：税理士事務所の場合

〇〇様

お問い合わせいただきありがとうございます。

ご質問の件につきまして、
「税務顧問サービスのご案内」を添付いたしました。

ご確認のうえ、ご不明点や詳しいお話を
ご希望の場合は、初回無料相談（30分）も
ご利用いただけます。

今後ともよろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━
西尾税理士事務所
税理士 西尾 太郎
📞 03-XXXX-XXXX
✉ info@nishio-tax.jp
🌐 https://nishio-tax.jp
━━━━━━━━━━━━━━━

この「安全点検」の工程を省略すると、誤送信やクレームにつながります。必ず実施してください。

STEP 3：Gmailに定型文として保存する

テンプレートをワンクリックで呼び出せるように設定します。

設定手順（画像付きで解説）

  1. Gmailを開く
  2. 画面左上の「作成」をクリック
  3. 調整済みのテンプレート文章を貼り付け
  4. 右下の ︙（3点メニュー）をクリック
  5. 「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」
  6. テンプレート名を入力（例：「問い合わせ返信_汎用」）
  7. 保存完了

使用方法

返信する時は：

  1. 返信ボタンをクリック
  2. 右下の ︙（3点メニュー）→「テンプレート」
  3. 保存したテンプレートを選択

これで、文章作成が10分 → 5秒になります。

📌 Gmail以外のメールソフトをお使いの方へ
Outlook、Thunderbird等の設定方法はこちら：
https://docs.google.com/document/d/13jjwzrBpNt0eyU0OlnABfANxbqfaBypTIeGvZmoM4mE/edit?usp=sharing

STEP 4：フィルタで自動返信を設定する（最重要）

⚠️ ここが最も失敗しやすいポイント

間違えるとクレームにつながるため、安全な相手だけに限定することが絶対条件です。

🔴 絶対に守るべき3原則

  1. 自社のお問い合わせフォームからのメールだけに限定
  2. 件名に特定のキーワード（例：「お問い合わせ」）が含まれるメールだけ
  3. クレーム・見積依頼・緊急案件は除外

フィルタ設定手順

① 検索条件を設定

  1. Gmail画面右上の検索ボックス横の 横3本線 をクリック
  2. From（差出人） に：noreply@your-website.jp（お問い合わせフォームの送信元）
  3. 件名 に：「お問い合わせ」
  4. 含まない単語 に：「見積」「クレーム」「至急」「緊急」

② フィルタを作成

  1. 「フィルタを作成」をクリック
  2. 「テンプレートを送信」にチェック
  3. 先ほど保存したテンプレートを選択
  4. 「フィルタを作成」をクリック

安全な設定例

【推奨設定】
From: contact@example.com（自社お問い合わせフォーム）
件名: お問い合わせ
含まない: 見積、クレーム、至急、緊急、返金、苦情

→ この条件を満たすメールのみ自動返信

STEP 5：必ずテスト送信で動作確認

設定後、必ず以下のテストを実施してください。

テストチェックリスト

  • [ ] 自分の別メールアドレスから問い合わせフォーム経由で送信
  • [ ] 自動返信が届くか確認
  • [ ] 署名・添付ファイルが正しいか確認
  • [ ] 想定外のメールに返信されていないか確認
  • [ ] 文章の表現が適切か確認

問題があれば、フィルタ条件を再調整してください。

✅ 完成！これで実務レベルのAIメール返信が完成

この手順を踏むことで、以下が実現します。

項目 改善前 改善後 1通あたりの時間 10分 5秒（確認のみ） 1日の作業時間 50分（5通） 25秒 月間削減時間 – 約16時間 年間削減時間 – 約192時間 ストレス 高い ほぼゼロ

192時間で何ができる？

  • 新規顧客面談：96件
  • セミナー開催：24回
  • 家族との時間：丸8日分

これが正しいAI自動化の威力です。

あなた専用のAI化ロードマップを作る

ここまでの手順を、あなたの他の業務にも適用していきます。

ロードマップの作り方

  1. テンプレートに業務を5〜10個書き出す
  2. それぞれAI診断を実施
  3. 診断結果を「AI改善レベル × 優先度」で並べ替え

優先順位の基準

順位 AI改善レベル 優先度 説明 1位 ◎ S 今すぐ着手 2位 ◎ A 1位の次に実施 3位 〇 S 1〜2位の後に検討 4位 〇 A 余裕があれば実施 5位 △ B 後回しでOK

上から順に AI化すれば、最短で最大の効果が得られます。

ロードマップの実例

【あなた専用のAI化ロードマップ】

✅ 1週目：メール返信（◎×S）
  → 月間15時間削減

✅ 2週目：請求書作成（◎×S）
  → 月間8時間削減

✅ 3週目：議事録作成（〇×S）
  → 月間6時間削減

✅ 4週目：資料作成（〇×A）
  → 月間5時間削減

合計削減時間：月間34時間（年間408時間）

よくある質問と回答

Q1. AI化したら仕事がなくなりませんか？

A. むしろ逆です。

AI化で削減した時間は、以下のような**「人間にしかできない価値の高い仕事」**に使えます。

  • 顧客との対話・関係構築
  • 戦略立案・企画
  • クリエイティブな業務
  • 新規事業の開拓

AI化は「仕事を奪う」のではなく、**「あなたの価値を最大化する」**ツールです。

Q2. AI化に失敗したらどうしますか？

A. この記事の手順なら、失敗リスクは最小限です。

特に以下の3つの安全策を講じています。

  1. フィルタで限定（安全な相手だけに自動返信）
  2. テスト送信（必ず事前確認）
  3. 段階的導入（いきなり全部ではなく、1つずつ）

万が一問題が起きても、フィルタを停止すれば元に戻せます。

Q3. ChatGPTの有料版が必要ですか？

A. 無料版でもできますが、有料版をおすすめしています。

この記事で紹介している診断やテンプレート生成は、すべて無料版で実行できます。回数制限があります。

有料版（ChatGPT Plus）があれば、より高度な診断や複雑な自動化も可能になりますが、まずは無料版で試してみてください。

Q4. どのくらいの期間で効果が出ますか？

A. 最短1週間で実感できます。

  • 1日目：テンプレート記入（15分）
  • 2日目：AI診断（10分）
  • 3日目：メール返信のAI化設定（30分）
  • 4日目以降：毎日10〜15分の時短を実感

1ヶ月後には、月間10〜20時間の削減が実現します。

まとめ：今日から始める3つのアクション

この記事を読み終えた「今」が、あなたの働き方を変える最大のチャンスです。

✅ 今すぐやるべき3つのこと

① テンプレートをダウンロード（所要時間：1分） https://docs.google.com/spreadsheets/d/1j-Q2Q0CILGiiYOlGIAANvPY2GSOq9fAZE58Fo2KcGek/edit?usp=sharing

② あなたの業務を3つ書き出す（所要時間：5分）

  • まずは「時間がかかる」「面倒」と感じる仕事から

③ ChatGPTで1つだけAI診断してみる（所要時間：5分）

  • 診断結果を見るだけでも、新しい気づきがあります

最後に：AI化は「特別なスキル」ではありません

この記事で紹介した方法は、特別な知識やスキルは一切不要です。

必要なのは：

  • テンプレートに業務を書き出す（小学生でもできる）
  • ChatGPTにコピペする（スマホでもできる）
  • 手順通りに設定する（動画を見ながらでもできる）

たったこれだけで、年間200時間以上の時間を生み出せます。

あなたはその時間で、何をしますか？

📥 無料テンプレートはこちら
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1j-Q2Q0CILGiiYOlGIAANvPY2GSOq9fAZE58Fo2KcGek/edit?usp=sharing

📌 Gmail以外のメール設定方法
https://docs.google.com/document/d/13jjwzrBpNt0eyU0OlnABfANxbqfaBypTIeGvZmoM4mE/edit?usp=sharing

この記事があなたの働き方改革の第一歩になれば幸いです。

ご質問やご感想は、コメント欄またはSNSでお気軽にお寄せください。

未分類
よかったらシェアしてね！
  • URLをコピーしました！
  • URLをコピーしました！

この記事を書いた人

nogyo1@yahoo.co.jpのアバター nogyo1@yahoo.co.jp

関連記事

関連する記事はまだ見つかりませんでした。

コメント

コメントする

目次